Nuestro equipo de expertos en implementación de soluciones tecnológicas de Redelex cuentan con más de 18 años de experiencia ayudando a las oficinas y departamentos jurídicos a llevar a buen puerto soluciones legaltech en los diferentes modelos de negocio. A continuación te dejan los mejores consejos para que puedas subir tu oficina de abogados a la nube.
Consejo#1 – No escojas una solución legaltech por su precio:
Encuentra la herramienta que mejor se ajuste a las necesidades de tu negocio, el software más costoso no necesariamente será el ideal para tu equipo de abogados y el más barato probablemente no te va a dar todas las funcionalidades que requieren.
Consejo #2 – Trabajo en equipo:
Implementar un software para abogados implica un proceso de cambio que requiere de trabajo y compromiso en el momento de la transición, por ello es necesario que todas las personas que conforman el equipo de un departamento jurídico o un bufete de abogados estén al tanto de los objetivos y trabajen de forma conjunta para lograrlos.
Consejo #3 – Nombrar un líder de proyecto:
El papel del líder en los tiempos de cambio es fundamental para que estas transiciones sean exitosas, esta persona debe tener habilidades en el conocimiento práctico del quehacer de la oficina, para trasladarlo a un sistema de gestión de procesos jurídicos. El líder también debe conocer muy bien a los seres humanos que hay detrás de cada cargo, reconociendo sus habilidades personales, sus cualidades, sus fortalezas y debilidades para hacer una correcta gestión del equipo.
Consejo #4 – Reconocer la individualidad de cada integrante del equipo:
El líder, en el momento de la transición tecnológica, debe reconocer la individualidad de su equipo entendiendo desde dónde están enfrentando el reto, si desde la motivación por el cambio o la resistencia a la nueva tecnología, con el fin de poder crear planes acordes al nivel de desafío que el cambio implica para cada persona.
Consejo #5 – Colaboración de expertos:
Es importante que este proceso de transición se realice de la mano de expertos en implementaciones tecnológicas, quienes ayudarán al líder a encontrar la mejor forma de adaptar un software a las necesidades de la oficina de abogados y modelar los flujos de trabajo al nuevo sistema, si bien se presentarán algunos cambios, el objetivo de la implementación siempre debe ser causar el menor trauma en el equipo.
Consejo#6 – Conocer el flujo de trabajo de la oficina:
El líder de proyecto y su equipo debe conocer muy bien el paso a paso de todas las actividades que se llevan a cabo al interior de la oficina, en cuanto a los procesos judiciales y las tareas asociadas a estos, así como la asignación de tiempos de respuesta y responsables.
Consejo #7 – Saber qué quiero hacer con la información:
Un sistema de gestión de procesos jurídicos permitirá a las oficinas de abogados generar un sin fin de reportes, sin embargo estos dependerán de la información que sea alimentada en el sistema, por ello es importante saber qué tipo de informes se quieren obtener del software para así ingresar los datos adecuados al sistema.
Consejo #8 – Organización de datos para la migración de información:
Para la buena implementación de un software legaltech lo más importante es organizar los datos para subir la información, está puede ser importada de forma automática o digitada manualmente, esto dependerá de cada caso.
Consejo #9 – Fijar una fecha de inicio:
El proceso de implementación tomará un tiempo que podrá ser largo o corto según el tamaño de cada oficina, pero lo importante es tener una fecha fija en la cual se empezará a utilizar el nuevo sistema para que solo allí se alimente la información. Todos los archivos o sistemas de información anteriores no deben seguir siendo utilizados, con el fin de evitar información doble y confusiones sobre la veracidad de esta en el futuro.
Consejo#10 – Crea un cronograma de capacitaciones:
El proceso de implementación debe tener presente un periodo de capacitación en el software para el líder del proyecto y todo el equipo de trabajo. Un buen entrenamiento en la plataforma ayudará a que todos se adapten de forma rápida y fácil.
