La implementación de un software para abogados implica un gran reto para todo el equipo, pues este llega para cambiar las formas tradicionales de trabajo, impartiendo nuevos flujos de trabajo y exigiendo nuevas habilidades que deben adquirir los colaboradores. El papel del líder en estos tiempos de cambio, es fundamental para que la transición no solo sea exitosa sino que genere el menor trauma al interior de la organización.
El líder de la implementación, será aquella persona que al interior de la oficina de abogados lleve las riendas del proyecto y trabaje de la mano con expertos en soluciones legaltech.
Esta persona es quien se encargará de la planificación del proyecto, mantendrá informado al equipo sobre el cambio, estará atento a las inquietudes, coordinará las diferentes actividades, asignará tiempos, responsables y finalmente se asegurará de que el proyecto llegue a buen puerto motivando y potenciando el desempeño de todo su equipo de trabajo.
En este sentido, es importante que la oficina de abogados pueda escoger de forma estratégica al líder o cabeza del proyecto, quien deberá tener unas aptitudes y cualidades especiales, que le permitan entender muy bien el reto al cual se está enfrentando y las posibilidades de acción que tiene para lograr realizar el cambio en los nuevos modelos de trabajo.
Las habilidades que debe tener un líder de implementación de software para abogados
- Conocer perfectamente los flujos de trabajo de la oficina de abogados
- Tener formación en la función de liderazgo, reconociendo sus cualidades, sus fortalezas y debilidades personales para hacer una correcta gestión del equipo.
- Capacidad de escucha para conocer a cada una de las personas que hacen parte del equipo de trabajo e identificar sus fortalezas y debilidades
- Ser empático con cada uno de los colaboradores para identificar cómo están enfrentando el reto, si desde una postura positiva al cambio o por el contrario se resisten a adoptar nuevas tecnologías.
- Planificación estratégica acorde al nivel de desafío que el cambio implica para cada persona al interior de la oficina.
- Capacidad para coordinar y delegar responsabilidades para que la implementación se pueda realizar en los tiempos programados
- Adaptabilidad al cambio y a las nuevas prácticas que se generen con el nuevo sistema, esto le permitirá motivar e impulsar al equipo al cambio
Ahora bien, así como se debe tener claras las habilidades del líder es importante resaltar sus principales funciones, las cuales deben apuntar a llevar a cabo el proyecto maximizando las habilidades y dificultades de cada persona. Por ejemplo, una persona que vea el cambio como un reto positivo y tenga una buena actitud hacia este, se adaptará rápidamente al nuevo software de abogados, este perfil puede servir de apoyo al líder para ayudar a aquellas personas que se rehúsan al cambio pues se les dificulta adaptarse a una nueva tecnología
La gestión del equipo por parte del líder será una tarea crucial, pues la implementación de un software para abogados que debe ser un trabajo en grupo.
El proceso de implementación consiste en un aprendizaje y una construcción colectiva de las mejores prácticas de la organización, en el cual el líder es la guía de proyecto, mas no la persona que debe y tiene todas las respuestas. Por el contrario, esta persona es quien ayuda a la generación de preguntas y la búsqueda de respuestas con la participación de todos los involucradas en el proceso.
Por otra parte, el liderazgo en tiempos de implementación de software debe enfocarse en el trabajo de las propias emociones del líder y la forma de relacionarse para generar ambientes de confianza y alto desempeño, el trabajo del líder sobre sí mismo, sus propios miedos, frustraciones, su nivel de escucha y sus fortalezas, serán la base para la construcción de confianza en el equipo que se enfrenta ante este reto, pues si no hay confianza en el equipo no podrá co-crear una solución y un plan de trabajo que les permita orientar los cambios venideros. La falta de confianza repercutirá en el equipo en varios ámbitos como la ausencia de diálogo, falta de compromiso, creación de bajos estándares de calidad y falta de atención a los resultados grupales y finalmente no lograr una implementación del software exitosa.
El líder que logra fomentar la confianza entre sus colaboradores, logrará mejores resultados ante situaciones que requieren compromiso, comunicación y trabajo en equipo.
En un escenario transición tecnológica, la confianza ayudará a que los equipos logren una connexion con el líder permitiendo dar impulso al uso adecuado del nuevo software que ayudará a mejorar los estándares de calidad de su trabajo, facilitará la comunicación y la implementación se hará menos traumática al interior de la organización y de cada individuo.
Para finalizar, el líder de la implementación de un software para abogados no debe ser un experto en tecnología, este debe ser una persona que pueda adaptar de forma hábil los flujos de trabajo de su equipo de abogados a un nuevo sistema. Sabemos que esta persona no podrá trabajar sola y en todo caso será necesario contar con un equipo de expertos en tecnología para el sector jurídico.
Un equipo externo de expertos en implementaciones de software para abogados será el mejor aliado para el líder.
Los expertos en legaltech y el líder deberán trabajar de la mano para que juntos puedan modelar los flujos de trabajo de la empresa a la nueva tecnología, haciendo del nuevo software una herramienta, sólida, confiable y segura para administrar y gestionar los procesos jurídicos y todas las tareas que se llevan al interior de la organización.
