Un plan de continuidad de negocios o BCP, por sus siglas en inglés (Business Continuity Plan) consiste en un documento que recoge las estrategias que una organización debe poner en marcha para restaurar su funcionamiento ante posibles incidentes, de tal forma que las crisis generen el menor impacto posible.
Ahora bien, este plan debe prever la mayor cantidad de contingencias posibles y los procedimientos a seguir ante cada una de ellas para restaurar o asegurar la permanencia en el mercado.
Los equipos de abogados sin importar su tamaño deben establecer una plan que tenga en cuenta aspectos importantes como la seguridad de la información, su recurso humano, los sistemas de comunicación, las estructuras físicas, entre otros puntos clave, pues la prevención de contingencias y la provisión de recursos serán importantes para darle continuidad al negocio.
Entre las medidas más importantes que los abogados deben tener en un plan de continuidad de negocios para están las siguientes:
Identificar los riesgos: Esto consiste en evaluar el nivel de impacto que puede tener un incidente dentro de la organización, así como las probabilidades de que suceda, ya sea eventual, remota o probable. Ejemplo, desastres naturales, incendios, fallas eléctricas, pérdidas de información, ciberataques, robos, entre otros
Definición de estrategias: Diseño de acciones y responsables que garanticen la continuidad de la operación
Nombramiento de responsables: Cada acción debe estar asignada a un responsable, quien será la persona encargada de ejecutar el plan y liderar el equipo en caso de crisis.
Copias de seguridad: Tener procesos de respaldo de la información y conocer los procedimientos de recuperación en caso de ser requerido. Estas copias pueden ser físicas o digitales
Capacitación del personal: Los responsables y todo el personal asignado para actuar en caso de emergencia debe conocer muy bien las estrategias planteadas y cómo ejecutarlas de manera correcta, para lo cual se recomiendan simulacros de preparación.
Análisis del impacto: Se debe prever cuáles serán las consecuencias no solo financieras de la crisis, sino a nivel de imagen y reputación de la organización
Monitoreo: El plan de continuidad de negocio debe ser un documento vivo que se encuentre en constante evaluación y actualización según las posibles amenazas que se puedan presentar, ya que estas son variables que pueden cambiar según el entorno en el que se encuentra la organización.
Comunicación de crisis: Se debe definir el mensaje y los canales a utilizar con cada uno de los grupos de interés, es decir desde los clientes, los proveedores, los colaboradores y todo aquel que tenga relación directa con la organización en los momentos de crisis.
Seguros: Es indispensable que los equipos de abogados establezcan cuales son lo seguros requeridos para la recuperación financiera y mitigar el impacto en la organización.
Los anteriores puntos son fundamentales para que las firmas de abogados estén siempre preparadas para cualquier contingencia y una de las medidas más seguras es subir su oficina a la nube, lo cual garantizará la continuidad en la prestación del servicio ante la mayoría de casos de riesgo identificados.
